在EXCELL中，可以将数据按软件要求的格式整理好后，直接导入到电子文档管理系统中，尤其是对有些需要整理的数据，以及后来需要增加的数据，可以一次性导入。

主要是针对收文、发文数据，方法如下：

1.在EXCELL中，新建两个文件，RevFile（收文）和SendFile（发文）。再按照软件里面的设定，建立如下字段，也可以在软件里面导入部分数据，就可以下载一个模板。

RevFile包含：ArchiveCode|登记号|正题名|来文类别|责任者|成文时间|页数|文件编号|附件|密级|分类号|主题词|电子文档号|收文时间|文种|签收人|原文位置|归档标识|处理标识|传阅标识|编目标识|缓急程度|背景信息|原文编号

SendFile包含：ArchiveCode|登记号|正题名|文件编号|附件|文种|密级|成文时间|页数|分类号|电子文档号|主题词|签发人|主办单位|核稿人|会办单位|会签人|发文时间|发文份数|主送单位|抄送单位|原文位置|备注|归档标识|编目标识|发文内容|拟稿人|缓急程度|校对|缮印|背景信息|原文编号

2.将自己保存在EXCELL中的数据，一列一列，按照模板数据的字段，复制进去。

检查一下，登记号、正题名、成文时间、页数，这几项是必填项，其余的是可选项。

确定数据整理好后，就可以进行导入操作。

3.打开ACCESS数据库，密码：CDTWDIGIT_7522_XP。

4.打开以后，就可将EXCELL表格中RevFile（收文）和SendFile（发文）的数据，对应导入到ACCESS里面的两个表格中去。

5.如上图，依次选择外部数据->EXCELL，就会弹出如下外部数据EXCELL表格导入对话框。

通过路径，选择之前的EXCELL文件。再选择ACCESS的对应位置，确定追加到哪个表格中，两次下一步，就完成了。

注意：每次导入数据前，要确定ACCESS中Tb_Archives_RevFile_1和Tb_Archives_SendFile_1表格中的数据是空的，否则会造成数据重复或多余。

点击表格左上角（全选数据），按DELETE键，删除清空。

导入成功的数据

6.确定EXCELL中的数据已经成功导入到ACCESS后，就可以导入到软件中了。

在软件菜单中，依然选择数据管理->数据导入。

弹出，数据管理-导入数据对话框。

7.根据自己的实际情况，勾选收文登记、发文办理（两个可以同时导入），再选择导入路径，点击开始导入，就进行数据导入了。

导入方式，就选择默认的追加到当前数据库，不要选择覆盖当前库，否则之前数据表中的数据都没了。

导入成功与否，系统会有相应的信息提示，导入成功下面会有导入的数据条数。

8.文件下载

EXCELL格式的“收文 发文 入库模板”和MDB格式的“电子文档管理 数据库模板”，可以在QQ群50181090下载。

提醒注意

在进行数据的导入操作前，请一定要先进行数据备份，以防操作出错。在软件菜单中，依次选择数据管理->数据备份，进行数据备份。

软件中，可以进行导入的数据类型很多，但建议只进行收文登记、发文办理两个数据的操作，而且是新增加的数据，不要对原有的数据进行导出和导入操作。

比如，发现以前的信息录得不好，字段不匹配，想将它们导出整理之后再导入，这个操作会丢失加载的原文件。